Tertib Arsip Persempit Celah Penyimpangan Anggaran

JOGJA—Pengelolaan arsip yang tertib dan autentik dinilai menjadi salah satu langkah penting untuk mempersempit celah penyimpangan anggaran di lingkungan pemerintahan. Karena itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY bersama DPRD DIY terus memperkuat tata kelola kearsipan hingga tingkat pemerintah kalurahan.

Penguatan tersebut dilakukan melalui pembinaan, pengawasan, hingga peningkatan kapasitas aparatur agar pengelolaan arsip mampu mendukung tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, sekaligus meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Kepala Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan DPAD DIY, Rakhmat Sutopo, mengatakan pengawasan kearsipan yang dilakukan bersama Inspektorat DIY bersifat preventif. Melalui pengawasan tersebut, potensi kesalahan dalam pengelolaan arsip diharapkan dapat dicegah sebelum berkembang menjadi pelanggaran administrasi maupun penyimpangan.

"Pengawasan kearsipan bertujuan mencegah kesalahan sejak awal. Sebelum dilakukan pemeriksaan, instansi juga diberi pemberitahuan mengenai dokumen yang akan diperiksa sehingga arsip dapat dipersiapkan sesuai ketentuan," ujarnya dalam Podcast Arsip Menyapa bertajuk Tertib Arsip sebagai Upaya Mencegah Penyelewengan di The Alana Yogyakarta Hotel & Convention Center, Sabtu (27/6).

Selain pengawasan, DPAD DIY juga melakukan penilaian tata naskah dinas di setiap OPD sebagai bagian dari pembinaan pengelolaan arsip. Pembinaan tersebut diperkuat melalui program Corporate Social Responsibility (CSR) berupa sharing session kearsipan untuk mendampingi pemerintah kalurahan mengelola arsip sejak proses penciptaan, penggunaan, hingga penyusunannya sesuai kaidah.

"Kalurahan merupakan pencipta arsip. Kalau sejak awal tidak diberikan pengetahuan, bisa jadi arsip tidak disusun atau disusun, tetapi tidak sesuai prosedur," katanya.

Auditor Ahli Madya Inspektorat DIY, Sugeng Dwi Heriyanto, mengungkapkan berbagai penyimpangan anggaran kerap berawal dari arsip yang tidak autentik. Dokumen perjalanan dinas, pembelian obat-obatan, hingga daftar penerima honor menjadi beberapa jenis arsip yang rawan dimanipulasi.

Ia mencontohkan praktik pemalsuan tanda tangan dalam pencairan honorarium yang masih ditemukan ketika seluruh proses pembagian honor dikelola oleh satu pihak. "Seharusnya tidak boleh begitu karena dapat menimbulkan kerugian daerah atau negara," katanya.

Anggota Komisi D DPRD DIY, Tustiyani, mengatakan Pemerintah Daerah DIY telah memiliki Peraturan Daerah No.3/ 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan sebagai landasan penguatan tata kelola arsip. Meski demikian, implementasinya masih menghadapi sejumlah tantangan, terutama keterbatasan anggaran akibat kebijakan efisiensi.

Menurutnya, masih terdapat OPD yang belum memiliki ruang penyimpanan arsip yang memadai maupun sistem digitalisasi yang optimal. Namun demikian, DPRD DIY tetap mendorong pengalokasian anggaran untuk meningkatkan kapasitas aparatur melalui pelatihan teknis kearsipan di tingkat kalurahan.

"Minimal setiap kalurahan memperoleh satu kali bimbingan teknis sehingga mampu mengelola arsipnya dengan baik," katanya.(Advertorial)

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.