DPAD DIY Siapkan Pengawasan Kearsipan BUMD Mulai 2027

JOGJA– Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY menyiapkan program pengawasan kearsipan badan usaha milik daerah (BUMD) yang akan mulai dilaksanakan pada 2027. Langkah tersebut dilakukan untuk mendorong pengelolaan arsip di lingkungan BUMD agar lebih tertata, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Persiapan program tersebut disampaikan Kepala DPAD DIY Syam Arjayanti dalam kegiatan Sinau dan Sharing Session Kearsipan (Si Shusan) Seri 10, Kamis (8/10). Kegiatan kali ini mengangkat tema Pengawasan Kearsipan BUMD: Mendorong Tata Kelola Kearsipan yang Efektif, Akuntabel, dan Berkelanjutan.

Syam mengatakan arsip tidak sekadar dokumen yang disimpan, tetapi merupakan rekaman kegiatan sekaligus sumber informasi yang menjadi bukti akuntabilitas lembaga. Arsip juga memiliki peran dalam proses pengambilan keputusan, memberikan kepastian hukum, menjaga memori organisasi, dan memastikan keberlangsungan tata kelola pemerintahan maupun badan usaha.

"Dalam konteks badan usaha milik daerah, penyelenggaraan kearsipan memiliki posisi yang semakin strategis. BUMD tidak hanya dituntut memberikan kontribusi terhadap pembangunan daerah, tetapi juga harus menunjukkan tata kelola perusahaan yang profesional, transparan, akuntabel, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan," kata Syam.

Menurutnya, Si Shusan menjadi salah satu sarana DPAD DIY untuk meningkatkan pemahaman dan kompetensi di bidang kearsipan. Program tersebut telah berjalan sejak 2024 dan pada awalnya menyasar lingkungan BUMD serta internal pemerintah daerah.

Namun, melalui dukungan sponsor dari BPD DIY, pelaksanaan Si Shusan berkembang sehingga dapat diikuti masyarakat umum dari berbagai daerah di Indonesia.

Syam mengatakan pada 2026 DPAD DIY mulai menyiapkan dua agenda strategis, salah satunya persiapan pengawasan kearsipan BUMD. Menurut dia, terdapat lima BUMD yang menjadi bagian dari persiapan awal pengawasan.

"Untuk pengawasan tahun 2027 ini direncanakan satu BUMD terlebih dahulu yang akan dijadikan objek pengawasan dan akan terus kita lakukan untuk tahun-tahun selanjutnya. Oleh karena itu, persiapannya sejak sekarang harus benar-benar kita mulai," ujarnya.

Syam menilai persiapan tersebut penting agar pengelolaan arsip di BUMD tidak hanya dipahami sebagai kegiatan menyimpan dokumen. Pengelolaan perlu dimulai dari penciptaan, penataan, pemeliharaan, hingga penyimpanan arsip sesuai ketentuan.

Sementara itu, Sekretaris Perusahaan Bank BPD DIY, Indarti Aryasatya, mengatakan pihaknya selama ini mendukung pelaksanaan Si Shusan yang digelar DPAD DIY. Menurutnya, kegiatan tersebut memberikan manfaat bagi pemerintah daerah maupun BUMD dalam meningkatkan pemahaman mengenai pengelolaan kearsipan.

"Harapannya bahwa ke depan pun kami terus akan mendukung kegiatan ini. Sehingga kemanfaatan dan pemahaman masyarakat tidak hanya di instansi terhadap pengelolaan perpustakaan itu menjadi lebih bagus dan dapat terinformasi secara lebih luas," kata Indarti.

Dalam kesempatan yang sama, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Mego Pinandito mengatakan pengelolaan kearsipan pada BUMD pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan arsip pada lembaga pemerintahan. Hal yang paling penting adalah memastikan setiap kegiatan memiliki bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.

Mego menjelaskan arsip berkaitan erat dengan kepastian hukum, kepastian kepemilikan aset, serta bukti akuntabilitas. Karena itu, dokumentasi harus tersedia sejak proses perencanaan, pelaksanaan, penganggaran, hingga pelaporan.

"Mulai dari perencanaan awal, pelaksanaannya, penganggarannya, kemudian pelaporannya, kalau ada kekurangan bagaimana, kalau ada masalah bagaimana resolusinya dan sebagainya, sehingga nanti ditutup. Itu semuanya bagian yang penting," ujar Mego.

Menurutnya, pengelolaan arsip juga harus dilakukan secara berkelanjutan, termasuk ketika organisasi mulai beralih menuju sistem digital. Meski digitalisasi terus berkembang, masih terdapat dokumen yang membutuhkan bentuk fisik maupun tanda tangan basah sehingga pengelolaannya tetap harus diperhatikan.

Mego juga menekankan pentingnya penerapan jadwal retensi arsip. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dimusnahkan sesuai ketentuan, sedangkan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan harus tetap disimpan dan dikelola.

"Kalau arsip 10 tahun, 20 tahun, 100 tahun dan sebagainya, disimpan menjadi sesuatu yang penting. Ada aturannya," katanya.

Melalui Si Shusan Seri 10, DPAD DIY berharap pemahaman mengenai kearsipan tidak berhenti pada pengetahuan, tetapi diterapkan dalam tata kelola masing-masing BUMD. Pembenahan tersebut mencakup kebijakan kearsipan, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, pembenahan tata kelola arsip, hingga penyediaan sarana dan prasarana kearsipan.(Advertorial)

 

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.